校内各单位：
根据《湖北第二师范学院档案管理办法（2023年修订）》和《湖北第二师范学院档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称“‘三合一’制度”），现就做好2025年归档工作事宜通知如下：
一、归档范围
（一）总体范围
1.各单位2024年度在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同载体的材料。
2.各单位2024年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。
3.在2024年度驻村工作中形成的具有保存价值的档案资料。
4.2025年度完成的科研项目、基建项目档案资料，开展的重大活动、重要专项工作和召开的大型学术会议等档案资料。
5.2025届毕业生（全日制、成教、自考）学籍档案。
6.既往年度移交遗漏的应归档重要文件材料（补救移交时间跨度不限）。
（二）对照清单
1.各单位2024年工作目标任务书、工作总结中工作事项对应的重要文件材料。
2.学校“三合一”制度中的归档范围，见档案馆根据各单位职能职责分解的《各单位归档档案类目与范围》（附件1）。
二、归档时间
（一）党群、行政、教学（文书）、科研（文书）、基建（文书）、设备（文书）、出版、外事、财会（文书）、声像、实物类档案于2025年6月30日前完成归档。
（二）毕业生学籍档案（全日制、成教、自考）于2025年11月30日前完成归档。
（三）基建项目档案在项目完成后3个月内完成归档。
（四）科研项目档案在项目完成后2个月内完成归档。
（五）重大活动、大型学术会议、重要专项工作档案按活动、工作内容分专题立卷归档，在活动结束后2个月内归档。
（六）近3年的会计档案由财务处保管，2022年前（含2022年）的会计档案于2025年11月30日前移交档案馆。
三、归档要求
（一）各单位要高度重视档案立卷归档工作，分管档案工作的领导作为本单位归档工作直接负责人，要切实担负起组织领导责任；兼职档案员要指导、督促、落实本单位开展各类材料的收集整理立卷工作，保证案卷质量。
（二）各单位要增强档案意识，立卷归档时要做到材料收集齐全、整理规范、录入准确，并及时移交。
（三）各单位在纸质文件整理组卷完成后，凭本单位用户名和密码登陆档案管理系统（http://218.199.112.197）进行网上著录并申请审核。审核通过后，从系统导出、打印《湖北第二师范学院档案移交清单》（一式两份、签字盖章），在规定时间内与归档材料一并移交档案馆。
四、联系方式
（一）档案馆咨询电话：52104843、52104834
（二）二师档案管理工作群QQ:10620503
2.立卷部门档案管理系统用户名、归档时间及档案馆指导人员一览表
档案馆
2025年3月10日
