校内各单位:
根据《湖北第二师范学院档案管理办法(2023年修订)》和《湖北第二师范学院档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》(以下简称“‘三合一’制度”),现就做好2025年归档工作事宜通知如下:
一、归档范围
(一)总体范围
1.各单位2024年度在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同载体的材料。
2.各单位2024年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等,以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。
3.在2024年度驻村工作中形成的具有保存价值的档案资料。
4.2025年度完成的科研项目、基建项目档案资料,开展的重大活动、重要专项工作和召开的大型学术会议等档案资料。
5.2025届毕业生(全日制、成教、自考)学籍档案。
6.既往年度移交遗漏的应归档重要文件材料(补救移交时间跨度不限)。
(二)对照清单
1.各单位2024年工作目标任务书、工作总结中工作事项对应的重要文件材料。
2.学校“三合一”制度中的归档范围,见档案馆根据各单位职能职责分解的《各单位归档档案类目与范围》(附件1)。
二、归档时间
(一)党群、行政、教学(文书)、科研(文书)、基建(文书)、设备(文书)、出版、外事、财会(文书)、声像、实物类档案于2025年6月30日前完成归档。
(二)毕业生学籍档案(全日制、成教、自考)于2025年11月30日前完成归档。
(三)基建项目档案在项目完成后3个月内完成归档。
(四)科研项目档案在项目完成后2个月内完成归档。
(五)重大活动、大型学术会议、重要专项工作档案按活动、工作内容分专题立卷归档,在活动结束后2个月内归档。
(六)近3年的会计档案由财务处保管,2022年前(含2022年)的会计档案于2025年11月30日前移交档案馆。
三、归档要求
(一)各单位要高度重视档案立卷归档工作,分管档案工作的领导作为本单位归档工作直接负责人,要切实担负起组织领导责任;兼职档案员要指导、督促、落实本单位开展各类材料的收集整理立卷工作,保证案卷质量。
(二)各单位要增强档案意识,立卷归档时要做到材料收集齐全、整理规范、录入准确,并及时移交。
(三)各单位在纸质文件整理组卷完成后,凭本单位用户名和密码登陆档案管理系统(http://218.199.112.197)进行网上著录并申请审核。审核通过后,从系统导出、打印《湖北第二师范学院档案移交清单》(一式两份、签字盖章),在规定时间内与归档材料一并移交档案馆。
四、联系方式
(一)档案馆咨询电话:52104843、52104834
(二)二师档案管理工作群QQ:10620503
2.立卷部门档案管理系统用户名、归档时间及档案馆指导人员一览表
档案馆
2025年3月10日